Secrétaire médical

Accueil et assistance aux patients

• Accueillir les patients, répondre à leurs appels, identifier leurs besoins, évaluer les cas d'urgence. Proposer un rendez-vous vers le soignant ou le service adapté ou orienter vers une autre structure puis donner des informations au patient sur son parcours de soins ;
• Enregistrer le rendez-vous avec un agenda électronique (Outlook) puis procéder à l'admission en utilisant le logiciel spécifique adapté ;
• Assurer la fluidité de la circulation et l'attente des patients ; faire face à une situation particulière, conflictuelle, agressive ou relevant de l'urgence médicale ;
• Conseiller pour la prise en charge des frais médicaux : sécurité sociale, CMU, mutuelle, frais de transport, dans le cas d'un arrêt de travail ou dans des situations spécifiques : ALD, maternité, psychiatrie...

Organisation et gestion d'un service médical

• Établir l'agenda des consultations, des examens et des admissions, diffuser aux patients les convocations confirmant leur rendez-vous ;
• Procéder avant chaque journée à la vérification de l'organisation des activités programmées dans le service ; procéder à des ajustements, le cas échéant ;
• Participer à l'organisation et à la mise en place de la logistique d'un événement, d'une réunion d'équipe, d'une conférence ; organiser l'information en amont, diffuser les invitations ;
• Prendre des notes pendant une réunion, rédiger un compte-rendu, le mettre en forme puis le diffuser ;
• Assurer la gestion comptable d'un cabinet médical, émettre des devis, procéder aux encaissements, passer les écritures correspondantes, utiliser la télétransmission, gérer les fournitures (commandes, stocks) ;
• Participer à la gestion comptable d'un établissement hospitalier rédiger les résumés d'unité médicale (RUM), en utilisant le codage adapté, puis transmettre dans le respect des règles du programme médical des systèmes d'information (PMSI).

Production et gestion des documents servant à la communication médicale

• Traiter le courrier et les mails arrivant dans le service - tri, diffusion, numérisation, archivage. Rédiger et mettre en forme des documents simples sortants : mails, courriers, lettres de liaison, certificats médicaux, ordonnances ;
• Transcrire un compte-rendu de consultation et/ou d'opération à partir d'un enregistrement numérique (ou effectué par tout autre dispositif d'enregistrement) ;
• Créer un dossier pour un nouveau patient, en utilisant la procédure dossier patient informatisé (DPI). Compléter, actualiser les dossiers existants, les classer, les archiver, en assurer la traçabilité, éventuellement en diffuser une partie, dans le respect des règles sur le partage de l'information médicale ;
• Collecter puis diffuser dans le service les textes récents sur la protection des données, le droit des usagers, l'hygiène, la sécurité et les obligations en termes de qualité environnementale.