Description
· Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs d’une structure juridique, en analysant le caractère et la nature de la demande de l’interlocuteur et de ses besoins, en adoptant l’attitude idoine, en gérant les réclamations, les conflits et les urgences pour les traiter de la façon la mieux adaptée. · Gérer le courrier entrant et sortant d’une structure juridique en le hiérarchisant par ordre de priorité, en rédigeant le courrier sortant en respectant le formalisme et les mentions obligatoires ainsi qu’en assurant son classement dans les dossiers idoines pour assurer le suivi du dossier. · Planifier les activités d’une structure juridique avec les différents interlocuteurs en assurant les prises de rendez-vous, en coordonnant les obligations procédurales et en reportant les dates clefs sur l’agenda et créant des alertes afin d’organiser les activités de la structure. · Préparer les rendez-vous avec les clients d’une structure juridique en anticipant les actes à réaliser et éléments à collecter et en rédigeant les courriers destinés aux clients pour optimiser le déroulement des rendez-vous. · Constituer un dossier client dans une structure juridique en ouvrant le dossier, en collectant et en organisant les pièces de celui-ci et en contrôlant les délais afin de préparer les documents nécessaires à chacune des étapes du dossier. · Gérer la facturation d’un dossier client de sa création à son terme en réalisant les factures et en rédigeant des courriers de relances pour en assurer le règlement intégral. · Archiver le dossier client après sa clôture en rédigeant les documents nécessaires à la clôture, respectant la procédure mise en place dans la structure afin notamment de respecter les délais légaux de conservation. · Assurer la saisine des juridictions en identifiant leurs compétences et leurs modes de saisine pour lancer la procédure judiciaire. · Rédiger les différents actes et courriers professionnels d’un cabinet d’avocats en appliquant le formalisme obligatoire et en utilisant les logiciels professionnels pour assurer l’avancement du dossier. · Assurer le suivi de l’avancement des procédures et des échéances des documents en contrôlant les délais et en mettant en place des alertes afin que les documents soient réalisés dans les délais impartis et dans le respect du principe du contradictoire. · Communiquer avec les interlocuteurs et les institutions en lien avec la structure juridique, en choisissant les canaux de communication à mobiliser, tout en respectant le secret professionnel et les règles déontologiques pour assurer le suivi et l’avancement du dossier. · Ouvrir le dossier client, en identifiant l’ensemble des informations et des pièces nécessaires, en analysant et en vérifiant les pièces collectées auprès des parties et des organismes publics, en déterminant les diagnostics obligatoires, afin de préparer la signature du compromis de vente. · Préparer l’acte définitif de vente en procédant à l’ensemble des vérifications nécessaires sur les pièces collectées, tout en identifiant les dates et délais à respecter, afin d’assurer la sécurité juridique de l’acte et sa publication à la conservation des hypothèques. · Ouvrir un dossier de succession en respectant l’ordre successoral, en réalisant l’état des lieux patrimonial du défunt en lien avec les différents organismes, tout en procédant aux vérifications nécessaires afin d’assurer l’exhaustivité et la régularité du dossier. · Réaliser les formalités nécessaires à l’établissement de l’acte de notoriété, en collectant les pièces et en réalisant les vérifications nécessaires, afin de préparer la déclaration de succession. · Préparer la signification des décisions de justice, en rédigeant l’acte selon le formalisme obligatoire en trois exemplaires, en vérifiant que toutes les mentions intrinsèques et extrinsèques de l’acte et en enregistrant l’acte signifié dans le répertoire, pour garantir la remise au destinataire · Assurer le suivi des procédures standards d’exécution en vérifiant les éléments essentiels des procédures standards d’exécution, en réalisant les démarches auprès des instances concernées et du débiteur, en établissant des échéanciers et convoquant les tiers requis afin de mener à bien la mission pour laquelle l’huissier a été mandaté. · Assurer le suivi comptable du dossier, en facturant les actes et les honoraires, en suivant le recouvrement des créances, en mettant à jour l’échéancier et en procédant aux relances nécessaires afin de garantir le recouvrement de toutes les sommes dues. · Préparer les statuts sociaux en synthétisant les éléments du dossier, en procédant à leur rédaction afin de choisir la forme la plus adaptée lors de la création ou de la modification de l’entreprise. · Réaliser les formalités d’immatriculation de la société en collectant les pièces requises, en rédigeant les formalités de création/ modification d’une société commerciale ou d’une entreprise individuelle, en déposant le dossier au greffe du tribunal de commerce ou de la chambre des métiers, pour permettre l’acquisition de la personnalité morale et le début de l’activité. · Préparer l’approbation des comptes annuels en analysant des différents éléments du bilan, en expliquant les différents éléments du compte de résultat, en préparant la convocation d’une assemblée générale, en assurant le dépôt des comptes auprès du greffe du tribunal de commerce afin de souscrire aux obligations légales de l’entreprise et d’assurer une visibilité comptable et financière au chef d’entreprise. · Gérer la vie sociale de l’entreprise en rédigeant et vérifiant les contrats de l’entreprise, en vérifiant que les étapes de la procédure sont respectées selon la cause de la rupture afin de permettre à l’entreprise de satisfaire à ses obligations légales en matière de gestion du personnel. · Accompagner les difficultés et/ ou la fin de vie de l’entreprise en préparant les formalités relatives à la prévention et au traitement des difficultés des entreprises, les formalités de dissolution et/ou de liquidation dans le cadre d’une procédure collective ainsi qu’en réalisant les formalités relatives à la dissolution amiable ou contentieuse pour en limiter les conséquences financières et sociales.
Objectif
L’assistant juridique est un secrétaire spécialisé qui a une maîtrise parfaite des mécanismes et du langage juridique. En charge de tâches traditionnelles inhérentes à sa fonction, il/elle est le lien entre les professionnels du droit et leurs clients.
L’assistant juridique doit à la fois posséder des compétences bureautiques et maîtriser quotidiennement des notions juridiques et judiciaires.
Ses attributions dépassent largement celle d’un assistant non spécialisé. Son étroite collaboration avec son employeur nécessite une parfaite connaissance de l’environnement professionnel dans lequel il évolue. Il doit maîtriser le langage et les procédures juridiques et judiciaires, connaître les règles strictes qui encadrent l’exercice de son activité.
Niveau
5 - Savoirs étendus, spécialisés, factuels et théoriques
Date de validité
25/02/2027
Domains
- Secrétariat assistanat juridique
NSF
- Application des droits et statuts des personnes
- Organisation du travail de bureau, organisation -bureautique
GFE
Rome
| Nom légal | Rôle |
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