Secrétaire - Assistant

Exercer les activités suivantes :

• accueil et information des clients, fournisseurs et collaborateurs : il ou elle assure l'interface entre le ou les managers et l'environnement de travail (interne et externe) - accueil physique, information et orientation des visiteurs - accueil téléphonique, filtrage et transmission des messages
• production et rédaction de documents professionnels : organisation et classement des dossiers et fichiers sur le système d'exploitation informatique - rédaction de documents pour l'externe (courriers, comptes rendus, courriels) - production de documents adaptés en interne (notes de service, notes d'information, tableaux) - rédaction de notes, de courriers pour transmission d'informations
• assistanat / organisation administrative des informations, documents, dossiers et plannings : gestion efficace de la messagerie au quotidien - tri, classement et archivage des documents du service - gestion des imprimés de position et / ou de liaison - réalisation du suivi et mise à jour des plannings, agendas personnels et partagés - gérer les achats de petits matériels et de fournitures
• traitement administratif des dossiers liés à la fonction du service : prise en charge de dossiers spécialisés - collecter les informations spécifiques au domaine de spécialité - mettre en oeuvre les méthodes de travail spécifiques au domaine de spécialité