Concevoir et mettre en oeuvre le système de contrôle des délégataires de gestion dans l'assurance

1. Concevoir ou appréhender le système de contrôle des délégataires de gestion

Concevoir ou appréhender le système de contrôle dans une compréhension du secteur de l'assurance et en respect avec la réglementation.

• Appréhender les mécanismes de fonctionnement du secteur de l'assurance et de ses acteurs pour en comprendre les enjeux.
• Appréhender la réglementation en matière de délégation de gestion, en y intégrant solvabilité II pour l'intégrer dans le système de contrôle et en identifier les contraintes et risques.
• Analyser les procédures d'accréditation d'un délégataire de gestion, en tenant compte des critères de choix, pour identifier la typologie d'acteurs pouvant intervenir en tant que délégataires de gestion ainsi que leurs périmètres d'intervention.

Concevoir ou appréhender le système de contrôle dans son processus opératoire

• Identifier les différentes étapes et tâches opérationnelles à mener pour couvrir le contrôle de tous les processus pouvant être délégués et en respect avec la réglementation.
• Élaborer un processus de mise en oeuvre du système de contrôle des délégataires de gestion, en construisant les étapes clés de mise en oeuvre et ses annexes pour respecter la réalisation de toutes les tâches dans une planification préalablement définie.
• Préparer la matrice d'analyse des conditions de mise en oeuvre du système de contrôle en identifiant les différentes ressources matérielles, humaines , financières , organisationnelles disponibles pour permette un lancement opérationnel et efficace de la mission.

2. Élaborer la convention de délégation

Analyser le contexte du client assureur.

• Analyser le contexte spécifique du client assureur pour identifier son écosystème et ses enjeux.
• Analyser la typologie de délégataires de gestion associée au client assureur ainsi que les processus délégués pour préparer et cadrer l'intervention de contrôle.
• Analyser les risques stratégiques, techniques et opérationnels concernés par les processus délégués pour préparer, tout en l'adaptant, le processus d'audit.
• Analyser les informations et dysfonctionnements identifiés par les services du client assureur pour compléter la démarche de contrôle et ainsi la rendre plus performante et adéquate aux besoins et attentes.
• Identifier la nature et le nombre de contrats individuels et collectifs traités pour anticiper la volumétrie des traitements à contrôler (cotisations - prestations Indemnités de gestion).
• Analyser la nature et les attentes relatives aux engagements demandés aux délégataires de gestion pour permettre d'en vérifier la pertinence ou leur besoin d'adaptation.
• Mettre en oeuvre un fonctionnement interne de l'assureur respectant les bons principes de contrôles pour en assurer la réussite.

Créer le processus méthodologique adapté au client assureur ciblé.

• Définir les objectifs prioritaires du client en fonction des risques identifiés et les résultats attendus par l'audit pour permettre d'élaborer des indicateurs de performance.
• Élaborer le guide méthodologique du système de contrôle des délégataires de gestion pour un client ciblé en identifiant les dispositifs réglementaires incontournables et en tenant compte des besoins spécifiques du client pour obtenir un processus opératoire adapté et sur mesure.
• Préparer la liste des documents et annexes utiles pour organiser le déroulement efficace et fluide de l'audit de contrôle.
• Définir et adapter les éléments de la convention de délégation de gestion en assurances en mettant en exergue les processus délégués obligatoires et utiles à contrôler ainsi que les états de reporting à produire.
• Établir le plan de contrôle annuel adapté au client assureur ciblé et fonction des objectifs prioritaires visés pour permettre la mise en oeuvre maîtrisée de l'action
• Définir le cadre de la mission en identifiant son périmètre fonctionnel et géographique, sa fréquence d'audit, les ressources humaines, matérielles et financières allouées pour permettre le lancement maîtrisé de la démarche.
• Élaborer et faire approuver la convention de délégation conforme aux exigences réglementaires et construite en fonction des spécificités du client pour personnaliser les étapes de vérification des processus délégués.

3. Mettre en oeuvre l'audit de contrôle

• Élaborer une note de lancement du plan de contrôle pour déclencher la mise en oeuvre opérationnelle de la mission.
• Préparer les actions de contrôle en distinguant celles réalisées sur site de celles réalisées sur pièces pour planifier les différentes tâches dans un périmètre donné et en fonction de résultats attendus.
• Identifier et analyser les engagements définis avec le délégataire de gestion en fonction des processus délégués pour identifier la nature des risques encourus.
• Identifier et comprendre l'organisation fonctionnelle et humaine du délégataire de gestion pour comprendre le périmètre dans lequel les processus délégués se réalisent.
• Utiliser des techniques d'entretiens avec les principaux responsables du délégataire lors des différentes étapes de la mission (préparation de l'audit - organisation des actions de contrôle - réunion de clôture) pour faciliter le transfert d'informations et la qualité de la communication.
• Utiliser les techniques de questionnement et de collecte de données en fonction de leurs typologies qualitative et quantitative pour permettre d'en assurer leur vérification et leur utilisation.
• Utiliser des méthodes d'échantillonnage pour assurer les modalités de contrôle par sondage
• Identifier les anomalies dans les dossiers sélectionnés pour repérer les causes et les facteurs de risques dans les processus délégués.
• Utiliser les techniques, méthodes et outils d'audit des processus délégués en tenant compte des objectifs de la mission, des résultats intermédiaires obtenus et des écarts à gérer pour atteindre l'objectif final visé.
• Évaluer le dispositif de gouvernance des risques et de contrôle interne pour faire modifier le cas échéant les procédures de suivi et de pilotage.
• Préparer la démarche de validation contradictoire des constats relevés pour lui permettre un déroulement efficace.
• Assurer la clôture de la mission chez le délégataire, en présentant les principaux constats et écarts, les causes et conséquences, les impacts financiers des anomalies relevées ainsi que la présentation des axes de recommandations pour permettre le principe d'amélioration continue.

4. Formaliser le rapport d'audit et les recommandations d'actions

• Établir des tableaux récapitulatifs des constats et des recommandations en utilisant des techniques statistiques pour soutenir le rapport.
• Utiliser les techniques de rédaction, de représentation graphique et visuelle pour présenter les principaux constats au délégataire et le chiffrage des écarts relevés et la note de synthèse.
• Utiliser les techniques de communication orale pour présenter les principales recommandations et une proposition de plan d'actions prioritaires
• Définir les priorités d'actions et la trajectoire de mise en oeuvre des recommandations pour permettre leurs mises en oeuvre et identifier les indicateurs de suivi
• Suivre la mise en oeuvre des actions en utilisant les tableaux de recommandations listant les tâches, les dates de mises en oeuvre et les résultats obtenus dans un principe d'amélioration continue.