Assistant responsable unité opérationnelle

Compétences attestées :

Traiter l'information et la communication en interne et en externe d'un service et /ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)

• Rechercher les informations justes et utiles (consulter, collecter, actualiser)
• Traiter l'information, l'organiser, la mettre à disposition, la conserver
• Créer et adapter des outils de communication internes et externes
• Diffuser les outils de communication, veiller à leur utilisation, assister les utilisateurs
• Diffuser l'information en adaptant sa communication écrite et/ou orale aux situations et aux interlocuteurs y compris en anglais
• Respecter les éléments juridiques de diffusion et du contenu de l'information
• Utiliser et respecter les éléments contribuant à la sécurité du système d'information
• Organiser et gérer les activités d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Organiser l'emploi du temps du manager
• Organiser les déplacements du manager et des collaborateurs
• Alerter sa hiérarchie en cas de dysfonctionnement majeur
• Relayer les impératifs de réalisation et de production des actions (en lien avec le manager)
• Utiliser les logiciels et progiciels de l'entreprise et proposer de nouveaux outils
• Contribuer à la gestion d'un projet (définir le planning de réalisation, contrôler les étapes de mise en place, proposer des actions correctives, analyser les résultats )
• Assister et aider à la décision pour un service et/ou une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Rechercher les informations justes et utiles à la prise de décision
• Réaliser un diagnostic du service et/ou de l'entreprise
• Préparer des outils d'aide à la décision
• Proposer des solutions (identifier les contraintes, analyser les coûts, comparer et présenter les solutions )
• Décliner la mise en oeuvre des solutions retenues et proposer, le cas échéant, des actions correctives
• Présenter et analyser les résultats
• Contribuer à gérer la relation commerciale d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Organiser la veille sur les marchés et les appels d'offre
• Identifier les fournisseurs et élaborer des critères de sélection
• Organiser une veille sur le droit des affaires (droit commercial, droit européen ) en application des demandes du manager.
• Accueillir physiquement et/ou téléphoniquement des clients et/ou des fournisseurs
• Gérer un litige fournisseur
• Gérer et suivre l'administration des ventes (propositions, contrats, suivis de commandes, livraisons, facturations, règlements, relances, réclamations )
• Traiter les commandes fournisseurs
• Contribuer à gérer les Ressources Humaines d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Réaliser une veille opérationnelle en droit social (code du travail et réglementations)
• Participer au processus de recrutement (lister les compétences liées au poste, réaliser le profil de poste, diffuser l'annonce, planifier les sessions de recrutement )
• Participer à la réalisation des procédures d'intégration et contribuer à l'accueil des nouveaux salariés et stagiaires
• Participer à la constitution et gestion des dossiers administratifs du personnel (absence, congés, formation ) A5.2 C4 - Préparer les éléments variables de paie
• Contribuer à l'administration financière et comptable d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Recueillir et organiser les éléments budgétaires et comptables de l'entreprise ou du service
• Participer à l'établissement du budget d'une activité et/ou d'une mission
• Participer au suivi et à l'analyse du budget.
• Élaborer et renseigner un tableau de bord.
• Facturer et suivre les règlements